Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và ghi nhận chi phí được trừ, theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
Doanh nghiệp cần nắm rõ những thay đổi quan trọng liên quan đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để áp dụng chính xác cho nội bộ Doanh nghiệp của mình theo đúng quy định.
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định:
1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:
1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
Hiểu đơn giản, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là tài liệu xác nhận giao dịch chi trả cho việc mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, được thực hiện thông qua các phương tiện thanh toán thay thế tiền mặt.
Theo quy định, từ ngày 01/07/2025, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả nhập khẩu) có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Quy định này đã thay đổi so với Luật Thuế Giá trị gia tăng năm 2008, theo đó chỉ các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên mới bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, còn các giao dịch dưới 20 triệu đồng vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ theo điểm b khoản 2 điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 quy định:
2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như sau:
…
b) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.
Dưới đây là các trường hợp đặc thù theo quy định được hướng dẫn tại khoản 2 điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
| STT | Hình thức | Điều kiện | Hồ sơ, chứng từ đi kèm |
| 1 | Thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng | Phương thức thanh toán bù trừ được quy định cụ thể trong hợp đồng; phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ.Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba: phải có biên bản bù trừ công nợ của ba bên làm căn cứ khấu trừ thuế. | Biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên; Biên bản bù trừ công nợ của ba bên (nếu qua bên thứ ba) |
| 2 | Bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua bên thứ ba | + Phương thức quy định cụ thể trong hợp đồng; phải có hợp đồng vay, mượn tiền bằng văn bản lập trước đó+ Có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay, cho mượn sang bên đi vay, đi mượn đối với khoản vay, mượn bằng tiềnBao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với tiền bên bán hỗ trợ hoặc nhờ chi hộ | Hợp đồng vay, mượn tiền bằng văn bản; Chứng từ chuyển tiền qua tài khoản |
| 3 | Thanh toán ủy quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt | Thanh toán theo ủy quyền hoặc cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán; được quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản; Bên thứ ba là tổ chức hoặc thể nhân hoạt động hợp pháp | Hợp đồng văn bản quy định phương thức thanh toán; các chứng từ chuyển tiền phù hợp |
| 4 | Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu | Phương thức được quy định cụ thể trong hợp đồng; có hợp đồng mua bán bằng văn bản lập trước đó | Hợp đồng mua bán lập thành văn bản |
| 5 | Phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền từ 05 triệu đồng trở lên sau khi thực hiện các phương thức nêu trên | Chỉ được khấu trừ thuế nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với phần giá trị còn lại |
| 6 | Thanh toán không dùng tiền mặt vào tài khoản bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước (cưỡng chế) | Thực hiện theo quyết định cưỡng chế của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; chuyển vào tài khoản bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước | Quyết định cưỡng chế; Chứng từ chuyển tiền vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước |
| 7 | Mua trả chậm, trả góp hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên | Có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.Nếu chưa đến hạn thanh toán vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào; nếu đến hạn mà chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ | Hợp đồng mua bán bằng văn bản; Hóa đơn giá trị gia tăng; Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| 8 | Giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần dưới 05 triệu đồng; mua từng lần theo hóa đơn dưới 05 triệu đồng đã có VAT; nhập khẩu quà biếu, tặng, mẫu không phải trả tiền | Không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Hóa đơn mua hàng hoặc chứng từ nhập khẩu |
| 9 | Mua vào phục vụ cho hoạt động SXKD được ủy quyền cho cá nhân là người lao động thanh toán không dùng tiền mặt | Theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh; sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt | Quy chế tài chính/quy chế nội bộ; Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt giữa đơn vị và lao động |
2. Các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Căn cứ theo nghị định 52/2024/NĐ-CP quy định về các hình thức thanh toán không sử dụng tiền mặt như sau:
a. Nhóm chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng
Là các tài liệu xác nhận việc bên mua thanh toán cho bên bán qua tài khoản tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, bao gồm:
- Séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu;
- Giao dịch bằng thẻ (ATM, thẻ tín dụng);
- Thanh toán qua ví điện tử, sim điện thoại;
- Sao kê, báo nợ ngân hàng, xác nhận giao dịch thành công;
- Giao dịch chuyển khoản từ tài khoản mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán hoặc ngược lại.
Lưu ý: Đối với trường hợp bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán và chứng từ chỉ xác nhận việc nộp tiền mặt, thì không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
b. Nhóm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác
Bên cạnh chuyển khoản qua ngân hàng, các hình thức dưới đây cũng được xem là thanh toán không dùng tiền mặt nếu có đủ căn cứ hợp pháp kèm theo:
- Chuyển khoản vào tài khoản cưỡng chế tại Kho bạc Nhà nước
- Bù trừ công nợ hàng hóa, dịch vụ;
- Thanh toán thông qua bên thứ ba được ủy quyền hoặc chỉ định;
- Cấn trừ khoản vay, mượn tiền.
3. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 01/7/2025
- Điều chỉnh quy trình thanh toán
Doanh nghiệp phải cập nhật và rà soát toàn bộ quy trình thanh toán đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên (gồm cả VAT) để đảm bảo:
- Tất cả giao dịch thuộc diện kê khai khấu trừ thuế GTGT phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt bằng các hình thức được pháp luật công nhận (chuyển khoản ngân hàng, bù trừ công nợ hợp pháp, thanh toán qua ví điện tử, ủy quyền qua bên thứ ba…).
- Ngăn chặn việc chi trả hoặc hạch toán các khoản chi lớn vẫn thanh toán bằng tiền mặt, tránh bị loại chi phí khỏi hồ sơ thuế trong trường hợp bị thanh tra, kiểm tra sau này.
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ hợp lệ
Lưu trữ đầy đủ, hợp lệ các hồ sơ chứng từ liên quan đến thanh toán không dùng tiền mặt, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ chuyển khoản, sao kê ngân hàng, giấy ủy quyền, biên bản đối chiếu công nợ, quyết định của cơ quan Nhà nước (nếu có),…
- Trường hợp thanh toán thông qua bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền hoặc cấn trừ khoản vay phải lưu giữ kèm biên bản đối chiếu, hợp đồng vay/mượn, hồ sơ chứng minh giao dịch chuyển khoản đúng pháp luật.
- Trường hợp còn lại mà tiếp tục thanh toán bằng tiền mặt từ 05 triệu đồng trở lên: bắt buộc lưu thêm chứng từ chứng minh phần thanh toán này đã thực hiện không dùng tiền mặt (chuyển khoản, phiếu thu ngân hàng, xác nhận giao dịch điện tử…).
- Bù trừ/ủy quyền hoặc phần còn lại thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên
Nếu doanh nghiệp thanh toán theo hình thức bù trừ công nợ, cấn trừ khoản vay hoặc qua bên thứ ba được ủy quyền, phần giá trị còn lại chưa bù trừ phải tiếp tục thanh toán không dùng tiền mặt nếu số tiền từ 05 triệu đồng trở lên.
Trường hợp không có đầy đủ chứng từ hợp lệ cho phần thanh toán này, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và có nguy cơ bị xử lý vi phạm khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra sau này.
Việc sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là cơ sở quan trọng để đảm bảo các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp đáp ứng điều kiện pháp luật về khấu trừ thuế. Khi thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp đồng thời cần xuất trình hóa đơn điện tử hợp lệ để hoàn thiện hồ sơ kế toán, thuế. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và hóa đơn điện tử không chỉ minh chứng cho tính hợp pháp của giao dịch mà còn là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được công nhận chi phí hợp lệ và được khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo quy định hiện hành.
(Thông tin tổng hợp)